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执行力是推进ISO9000贯标工作落实的关键
烟草在线专稿 作者:刘婷  更新日期:2010年11月11日
 
        如何提升此项工作的执行力,笔者以为,必须理清三个概念,提升三项执行力和做到一个完善。三个概念:一是执行力的主语,即谁的执行力问题?执行力包括个人的执行力及企业的执行力,个人的执行力又包括领导者的执行力及员工的执行力;二是执行力的宾语,即执行什么的问题?执行的是企业的战略,企业的规划,企业的各级程序文件;三是执行力的补语,即执行的怎么样,包括执行人的意愿、执行人的能力及执行人的行动力。理清以上概念之后,就可以具体分析在推进贯标工作过程中应该如何提升执行力的问题,从而促进这项工作的开展,达成企业管理所确立的战略意图、目标指标,使管理水平迈上新的台阶。
  一、提升领导者执行力
  在实践工作过程中,我们发现部分单位领导对质量管理体系工作不够重视,认为质量管理体系是搞形式主义,与实际工作联系不大。其实,质量管理体系究竟是不是搞形式主义,首要的就看领导者本人的执行力如何?如果领导者本人的执行力高,质量管理体系就不是“花架子”,就会是一个很好的企业管理工具。领导者在企业发展过程中起着不可替代的作用,尤其是在推进贯标工作过程中,只有领导者重视,整个贯标工作才能顺利地开展。这也是我们实践过程中所看到的,领导重视的单位推行贯标工作的效果好于领导不重视的单位。
  要想提升领导者的执行力,需要从三个方面努力:一是领导者的意愿,即领导者自己想不想推行贯标工作,这需要领导者提高思想认识,增强重视程度,需要领导者认识到推进贯标工作的重要性、必要性和迫切性,需要领导者认识到推进贯标工作是烟草行业整体从上至下的重要工作任务及必须达成的目标之一。二是领导者的能力,即领导者对质量管理体系的认识能力和运用能力。诚然,ISO9001所确定的质量管理体系框架并非万能,无法解决实际工作中碰到的所有问题,但是ISO9001却提供了一个质量管理体系的平台、地基,善用者可以在此基础上进行全面质量管理,进行精细化管理。三是领导者的行动力,有了执行意愿,具备执行能力,还应该付诸行动才能达成效果。具体到推进贯标工作过程中,领导者应亲自参与质量管理体系的架设,参与各级程序文件的讨论,了解质量管理体系的执行状况,查问所发现的不合格项目的改善情况,提供企业改革及管理制度完善所需要的资源,并进行资源的有效配置。
  二、提升员工的执行力
  如果说提升领导者的执行力,自愿性、自主性多一些的话,那提升员工的执行力需要更多的是灌输、提供培训和日常监督,不断强化员工质量管理意识,培养良好的质量管理习惯。
  ISO9001标准本身已经提供了很好的方法。首先,按照ISO9001:2008版本5.5.1的要求,明确岗位的职责与权限、岗位的任职条件、每个工作岗位所应具备的能力。这要求我们必须明确烟草企业该划分多少个部门,每个部门该做什么,部门里的每个岗位该做什么。
  其次,按照ISO9001:2008版本6.2.2的要求辨识员工是否具备工作的能力与意识?如果不具备,我们必须提供适应的培训,直至员工具备从事该工作岗位的能力。
  其三,加强培训。要进一步完善培训内容,加深全员对体系理论知识的理解和掌握,增强理论指导实践的能力,着力解决员工在体系和实际工作有机结合上存在的困难和问题,增强培训的针对性;要进一步改进培训方法,积极采取学习观摩先进、工作经验交流、现场纠错演示、体系资料展评等多种形式,增强培训的有效性;要进一步加强培训评估,对培训不合格的员工,要限期补课、追踪问效,同时要客观鉴定整体培训效果,持续改进培训工作,不断提高培训质量。
  其四,加强日常监督检查。要树立一些质量管理体系的观念。如要有“以客户为关注焦点”的观念,烟草行业的客户不只是“两烟户”,还应包括每个工作环节的接受者,每个过程的输出都应该为下一个相关过程考虑,因为下一个过程就是上一个过程的客户;应该懂得“管理的系统方法”,每个过程的输入阶段,应该检测上一个过程的输出结果,进而优化整个工作流程,监控整个过程中的关键因素,提高工作效率。以一份材料的审核过程为例,撰写材料的人员应该进行详尽的调查,有理有据地做出结论,清楚明白地告知上级需要审核的内容;而审阅者应该充分了解材料内容,审查材料是否有错误,并根据自己的经验得出批注,以便更上一级领导的核准;这样最终的核准者就可以更有效率地审批,这样才能确保上级领导所做出的决策是基于事实的。
  第五,加强审核。应该按照ISO9001:2008版本8.2的要求对工作进行审核,在ISO9001的理论里,审核包含三方审核:第一方审核,即自审;第二方审核,即内审;第三方审核,即外审。而这三种审核方式,以自审最为重要。无论是内审,还是外审,总是次数少、时间紧、检查人员少,而没有办法对每个单位进行深入的检查,而且问题也常常不是在审核之时暴露。只有自审才是实时地、持续地、内发的审核;也只有自审,才能将问题处理于端倪,这样才是最节约管理成本的工作方式。而自审的方式有很多,如辨识工作过程中的关键因素,进行实时地监控;如遵照“走过必留下痕迹”的原则,检查员工的实际操作是否与文件吻合;如领导干部的走动式管理,多往现场跑,多往基层跑;如定期会议检讨制度、专案会议制度,在会议上少说客套话,多跟踪工作进度,多提困难,多讨论解决方案。
  三、提升企业的执行力
  企业的执行力体现的是整个团队的执行能力,协调能力。ISO9001管理理念集中体现在质量管理八大原则中。其中,“领导作用”与“全员参与”是提升企业执行力的两大法宝。领导者应确保企业的目的与方向的一致,应创造并保持良好的内部环境,使员工能充分参与实现企业目标的活动。各级员工都是企业的根本,唯有全员充分参与,才能使他们为企业的利益发挥其才干。
  一要有良好的沟通。好的沟通是成功的一半。沟通需要注意两方面的问题,首先,是沟通的途径与方式,ISO9001:2008版本5.5.3要求企业建立有效的沟通途径,包括下级与上级的沟通及紧急情况下的越级沟通。其次,是沟通的内容,要想员工在具体执行过程中不至于出现偏差,确保企业目标与方向一致,就必须在一开始的时候让员工一起参与讨论企业的目标与方向,一旦明确目标与方向,就要让员工坚定不移地向企业的目标及方向努力。而一个好的目标应该遵守SMART原则,即目标是具体的、可衡量的、可达到的、有关联性的、有期限的。具体到推进贯标工作这个目标,只有让全员了解这个目标,才能让全员都高度重视,才能连心联动,齐心协力,才能尽快完善质量管理体系的运行,才能确保推进贯标工作取得应有的效果。
  二要妥善的协调。当企业朝目标前进的时候,总是要调动很多的资源,而这些资源如何有效配置是企业最终能否达成目标的关键。只有把资源协调调动一致,从上到下一条心,才能达到事半功倍的效果。资源的优化配置,也是推进贯标工作的重要任务。推进贯标工作的过程中,应该根据企业实际的流程需要,拆分、整合、优化原有的组织,让管理活动流程化、管理规范制度化、管理行为标准化、整个组织更具系统化。
  三是及时的反馈。员工在执行过程,可能会碰到很多的困难,也可能发现很多的问题。这时候,需要员工的及时反馈,和领导的及时处理。具体到推进贯标工作过程,可能会因为当初考虑的不周全,或者是实际情况发生变化,而出现员工实际操作与程序文件所写不一致的现象。这时候就需要实时地修改程序文件,确保所做所写相吻合。这也体现了质量管理体系的“持续改进”原则。
  四是有担当的责任。企业的战略应该通过绩效考核来实现,而不仅仅只是从单纯的道德上来约束。有所担当,才会有所行动。具体到推进贯标工作,我们应该建立健全体系建设的检查监督、绩效考核、奖惩激励机制,建立有奖有罚、赏罚分明的制度,对工作优秀的要予以表彰奖励,对落后的要下发整改通知书,并进行相应的处罚。建立的质量管理体系也要明确职责和工作责任的归属,细化各项考核机制,完善首问负责制、首办责任制、服务承诺制和责任追究制,使之更具可操作性。
  四、建立健全适合的程序文件提升后续执行力
  当各级程序文件得以编写、整合,进而保证了管理体系的正常运行时,执行力就有所依托,即执行者就懂得该执行什么,该如何执行。这里必须重点强调的是“适合”的程序文件,只有“适合”的程序文件,才能指导如何执行,才不至于偏离方向。建立“适合”的程序文件,是推进贯标工作的重点。何谓“适合”,就是与烟草行业的实际状况相吻合,与当地经济发展相吻合,与当地文化相吻合,与自身企业文化及发展相吻合。
  如何建立健全“适合”的程序文件,一是要充分考虑到实际情况,即程序文件应该和实际操作是一致的,与管理者的思想是一致。要想达成这个效果,就需要充分发挥员工的能动性,领导的参与性。即程序文件应该由实际的操作人员根据实际情况进行编写,部门领导参与讨论,主管领导进行审核,主要领导进行审批,定期对程序文件进行更新完善,充分体现“持续改进”的原则。
  二是要在编写程序文件的时候,应该遵照“过程方法”及“管理的系统方法”两个原则。即编写者,在编写程序文件过程中,应该将工作拆分为每一个过程,明确输入、活动、输出,并将每个相关过程进行整合管理、系统管理。
  三是要程序文件应该是简化的、可操作的。即程序文件应该是管理流程图多于段落文字,权责清晰明了,时间限制严格,从而达到质量管理体系运行全面规范与精简高效的统一,切实提高质量管理体系运行效果。如果在执行程序文件时遇到麻烦,束缚了自己手脚,那只能说明程序文件“不适合”。
  四是当发现了问题,应该深入地剖析,分清是程序文件的问题,还是执行不力的问题;是决策失误的问题,还是执行有误的问题;是全局的共性问题,还是部门的个性问题。应该通过深入讨论,找出问题产生的原因,明确改进的方向和方法,确定纠正与预防措施。发现问题,是完善程序文件的一大动力;纠正与预防措施本身亦是“适合”的程序文件的重要组成部分。
  综上所述,执行力是行业推进ISO9000贯标工作落实的关键。只有提高执行力,才能顺利推进贯标工作的效果,也才能达成后续各项目标的达成。我们要不断通过执行力的提高,增强质量体系的适宜性和可操作性,推动体系与实际工作更好的融合,促进整体工作水平和管理水平的全面提升。
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发布日期:2011-8-8 点击次数:1646
 
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