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公文处理中常见的格式问题
 
《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》分别对党委机关、行政机关的公文格式规定了十分严格的标准,但在公文处理实际工作中,仍然存在着许多不规范的现象。主要表现在以下几个方面:
一、公文格式组成部分中常见的问题
(一)眉首部分
1.发文字号。机关代字+〔年份〕+ 顺序号。括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”,如“某办[2002]21号”。写作“第21号”或“021号”均不规范。
2.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”,有的将签发人姓名居前,还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为:“签发人”用3号仿宋字体标识,后用全角冒号,冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
3.红色反线。党委机关文件红色反线中间为一红色五角星,但行政机关公文红色反线不应由红色五角星。
(二)主体部分
1.标题。常见的问题一是字体字号不规范,有用黑体的,有用宋体加黑的;有用二号字的,也有用小二号字的,这是不对的。公文标题应用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号,除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不加书名号。
2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。一级标题用黑体,二级用楷体。常见问题是直接应用了微机自动生成的序号,这里应该手动设置序号。
3.正文。用三号仿宋字体,有的用宋体是不对的。
4.附件。附件一般在正文之下空一行标识,常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点,但是有的经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。
5.落款、成文时间、公章。行政机关文件不落单位名称,只标识成文日期,用汉字,加盖公章,常见的问题是将“○”写作“00”,如“二○○三年”不应写作“二00三年”。
党委机关公文落单位名称,标识成文时间,用阿拉伯数字,如“2003年11月13日”,一般不加盖公章。
成文日期书写右空4字,纵向与正文的距离依印章的大小而定,其标准为印章盖在成文日期上,上距正文不到1行的空白。如空白过大,就容易被加入其他内容。但在实际操作中,成文日期往往与正文拉的距离过大。
加盖印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰,不居中,不端正,或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注,或者是附注标识的位置不规范。
(三)版记部分
1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引,且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体,词目用小标宋体3号字体,词目间空一字。
2.抄送机关。常见的问题是有的公文将“抄报”和“抄送”分开,应统一为“抄送”;有的抄送机关较多回行时顶行,而不是与冒号后的抄送机关对齐;最后一个抄送机关还应标句号。
3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下,印发机关左空一字,印发日期右空一字,但有的经常将二者左右顶格。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉拍数字标识。
二、公文组成部分标识规则中常见的问题
(一)排版装订。行政机关文稿A4型纸,上边距:36mm,下边距:35mm,左、右边距:28mm。一般每面排22行,每行28个字。
党委机关文稿B5型纸,上下边距:25mm,左、右边距:21mm。一般每面排20行,每行25个字。
常见问题是直接应用微机自动生成的模板,而其默认页边距设置不是以上数值,应予以修改,将默认数值修改成规定数值。
(二)页码。置于版心下边缘之一行,左右各一条4号一字线,单页码居左空一字,双页码居右空一字,目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中,还有的页码两侧没有一字线。空白页不标识页码。
三、公文格式中常见的其他问题
(一)数字。一般情况下,在公文中主要使用阿拉伯数字,如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。排印正文时,数字、年份不能拆开回行。
(二)名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称,使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文,如名称较长,可在第一次使用时说明“以下简称为××××”,再次使用时用简称。
(三)时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念,如“去年”、“前天”等,而应写明具体的年、月、日。年份一律使用公历年份全称,如1978年、2003年不能略为78年、03年。
 
 
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发布日期:2012-7-6 点击次数:2972
 
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