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档案查阅利用制度

 

一、本单位查、借阅档案者,必须办理档案查、借阅登记手续。

二、外单位查、借阅档案者,应持单位介绍信或有效证件,经有关部门同意后,办理档案查、借阅登记手续。

三、查阅档案,只限在档案室或办公室内查阅。

四、查阅党委和纪委等重要机密档案时,须经分管领导批准。查阅党委会议记录,须经校党委书记批准。查阅校长办公会议记录,须经校长批准。

五、借阅档案,必须办理完借阅手续(填写借阅内容、借阅时间、借阅人签字)后方可将档案带出档案室。

六、借阅档案期限一般不超过七天,特殊情况可办理续借手续。

七、借阅档案者,应妥善保管,不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏,丢失和泄密。

八、借阅档案如需复制、抄录,须经分管领导批准,办理复印档案登记手续。

九、科技档案、会计档案除形成档案的部门可以借阅外,其它部门原则上不得借阅。特殊情况须经分管领导批准,只能在档案室内查阅,不得复印、抄录。

十、档案利用效果显著者,要做档案利用效果登记。

十一、对归还的档案应严格检查,点交清楚,发现有拆散、涂改、抽换、遗失或损坏者,应追究责任,并报告领导处理。

档案库房管理制度

 

档案库房是集中存放各类档案的重要场所,必须加强管理,确保安全,提高警惕,防患于未然,库房管理必须做到下列各项:

一、防火:严禁在库房内吸烟,不在库房内和库房周围堆放易然物品,配备灭火器具,橱柜安放合理,紧急时适通行方便,无人时必须断电。

二、防盗:库房必须坚固、并有防盗报警监控装置,库房门窗要有防盗功能,及时关闭门窗。

三、防高温:库房温度一般控制在14-24摄氏度之间,库房必须配备空调机,及时调节温度。

四、防潮:库房内保持相对室内温度在45-60%之间,库房必须配备去温机,温湿度计,并做好记录。

五、防强光:防止太阳光直射库房,照明使用白炽灯,荧光灯照明,应对室外线过滤。

六、防尘:库房内保持清洁,不得有积尘,配备吸尘设备。

七、防菌:防止档案虫蛀,库房空气要清洁,经常进行消毒处理,室内配置消毒灭菌机,柜内放置防虫剂。

八、防鼠:避免鼠咬咬档案,配备灭鼠药。

 

                                                                                                     档案鉴定销毁制度 

档案鉴定、销毁,是档案管理工作的重要组成部分,是有效保护档案的必要措施,鉴定、销毁档案必须按以下规定程序进行。

一、档案鉴定、销毁工作由档案室 负责组织。档案室应在调查研究基础上制定档案鉴定计划,对各类档案定期进行档案价值鉴定,并相应修改归档范围和保管期限,对已满保管期限的档案及时组织鉴定和销毁。 
二、在主管校长领导下,由档案室和有关业务部门组成档案鉴定小组,具体负责档案的鉴定工作。档案鉴定小组的职责:根据国家关于档案鉴定的规定,认真分析学校各类档案的保存价值,审查档案室对已满保管期限和无保存价值档案提出的处理意见,并作出延期保存或销毁的鉴定报告。鉴定报告经主管校长批准后生效。 
三、需要鉴定销毁的档案 , 应由档案保管部门提出书面申请,经档案馆论证提出意见后,提交鉴定小组进行鉴定。 
四、经批准销毁的档案,要造册登记,在指定地点,由两人以上负责监销,监销人员要在清册上注明销毁日期并签字。 
五、经鉴定确认为无保存价值,但又不宜销毁的档案,特别是人物类档案,可退回本人。 
六、档案鉴定报告,销毁清册,要及时归档,永久保存。 
七、任何单位和个人不得随意销毁学校档案,违反者,按国家有关规定处理。 

档案安全保密制度 

一、档案工作人员必须认真执行《档案法》和《保密法》,严格保守党和国家的秘密。 
二、接待借阅和归档人员,应在借阅室或办公室。非本室工作人员,未经允许不得进入档案库房。 
三、严格档案接收、保管和借阅制度,认真履行登记、签字手续;禁止在档案整理室、阅览室等档案工作场所会客,不允许与档案无关的人员翻阅档案、资料。 
四、凡属密级档案,应按密级划分规定整理编目,及时入库。暂不能入库的密级档案,必须单独存放,专柜专人管理,严防泄密。 
五、任何人不得私自将档案带出档案室,更不得私自复印、摘抄和传播档案内容。档案工作人员离开工作室,要随手关门落锁,严防档案、资料丢失。
六、库房钥匙须专人保管,他人不得随便使用。发现钥匙丢失,要及时汇报,认真处理。

七、档案工作人员违反保密制度,按国家有关规定处理。

 

                       档案统计制度

 一、建立健全档案统计台帐。对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况,及时准确地进行统计。年末各类档案的变动信息应做到类别清楚、数据准确。

二、按照上级档案部门的要求,及时报送本单位档案工作基本情况统计表。

三、对于各种登记、统计表册,要以高度负责的态度认真进行填写,达到统计数字准确,上报及时。

四、要根据统计的有关数据及报表中的各项指标,定期进行综合分析,从中找出存在的问题,并提出改进的措施。

五、档案统计工作要严格执行《中华人民共和国统计法》,严肃认真的做好统计工作。

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发布日期:2015-7-17 点击次数:1110
 
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